Trucos Excel

• Bloquear celdas:

Seleccionar toda la hoja (haciendo clic en la casilla superior izquierda (arriba de 1 e izquierda de A), menú Formato, Celdas, ficha Proteger, desmarcar Bloqueada y Aceptar. Con esto hemos desbloqueado todas las celdas.
Ahora se procede a bloquear las que queramos que no se puedan modificar: ir seleccionándolas (con CTRL pulsada se puede ir seleccionando todas las que se quiera aunque no estén contiguas), una vez seleccionadas, menú Formato, Celdas, ficha Proteger, marcar Bloqueada. Con esto hemos bloqueado sólo las celdas seleccionadas.
Ahora para que funcione deberemos Proteger la Hoja (o el libro completo), menú Herramientas, Proteger. Poner o no contraseña.
Si se necesita modificar en algún momento alguna celda bloqueada, simplemente desproteger la hoja (o libro).

• Mantener formatos al copiar
  Cuando copiamos un bloque de datos bien estructurado para pegarlo en otra hoja o libro para que se copie también el ancho de columnas hay que realizar dos pasos:
  • Primero copiar y pegar los datos
  • Segundo: dentro del bloque pegado, en el menú contextual seleccionar "pegado especial" y "ancho de columnas".
     
•  Varias ventanas o una ventana para todos los libros
  Válido para Excel y para Power Point.
  • Herramientas - Opciones - Ver: desactivar Ventanas en la barra de tareas
     
• Rellenar columnas y filas
  Cuando tenemos que rellenar columnas o filas con números o fechas consecutivas con intervales específicos es tedioso hacerlo manualmente, para ello contamos con la opción Rellenar del menú Edición
  • Seleccionar la celda donde desea iniciar la serie. La celda debe contener el primer valor de la serie
  • Para rellenar la serie en sentido vertical, clic en Columnas.
  • Para rellenar la serie en sentido horizontal, clic en Filas.
  • En el cuadro Incremento, escriba el valor con el que desee incrementar la serie. En una serie lineal, el incremento se agrega al primer valor inicial y, a continuación, a cada valor posterior. En una serie geométrica, el primer valor inicial se multiplica por el incremento. El producto resultante y cada producto posterior se multiplican, a su vez, por el incremento
  • En Tipo, haga clic en Lineal o Geométrica
  • En el cuadro Límite, escriba el valor en el que desee acabar la serie
  Ejemplo:  Serie - Columnas - Cronológica - Mes - Incremento 1 - Límite 1/6/2010
   
• Creación de escenarios
  Para crear simulaciones y análisis de supuestos utilizamos la opción Escenarios. Primero elaboraremos la hoja con los datos sobre los que realizar los supuestos.
  Las fórmulas introducidas en la columna C y D son:
  =B2*(1+$B$12) y siguientes (cada una con referencia al porcentaje en el rango B12:B14)
  • Seleccionando B12:B14 Herramientas - Escenarios - Agregar
  • Darle un nombre al escenario, por ejemplo Previsión y Aceptar
  • Para crear un escenario "Pesimista" volvemos a Escenarios y Agregar, pero ahora introduciremos nuevos valores para B12:B14 (más negativos).
  • Ya tenemos dos escenarios que podremos visualizar en la hoja seleccionando uno u otro.
  • Se pueden modificar, eliminar y también podremos elaborar informes con ellos lo que nos creará una nueva hoja con el informe.
     
• Crear Nombres de rangos o celdas rápidamente
  Teniendo en una columna nombres y en la siguiente los datos, por ejemplo Ingresos, Gastos, Totales, seleccionando A1:B3, Insertar - Nombre - Crear y seleccionar la opción Columna izquierda. Con esto conseguimos que las celdas ya tengan su nombre definido sin tener que introducirlos manualmente.
  1.    Ver los nombres de rangos: Y ya en el tema comentar que si queremos ver los nombres de los rangos dados en una hoja podemos hacerlo con la herramienta Zoom. Poniendo un valor del 39% nos mostrará dichos nombres en azul y rodeados por un recuadro.