25 trucos para Word y Excel

 
Secretos, atajos y comandos para facilitar el trabajo y aumentar la productividad con las dos aplicaciones más usadas en la oficina y el hogar Desde abrir Word sin un documento incrustado hasta cómo cortar horizontalmente una tabla Además, gráficos con ventana propia y métodos para cargar datos en Excel 

Los trucos, atajos y hasta comandos e instrucciones no muy conocidos o poco utilizados suelen facilitar y aliviar el trabajo diariocon aplicaciones como procesadores de texto, planillas de cálculo y otras. 
En el caso específico de Office, más concretamente enW ord y Excel 2000, hay una buena varie- dad de estas pequeñas técnicas y secretos para trabajar mejor. Algunos de ellos son los que se describen en esta nota. 

Gestión de archivos 

1 Abrir sin documento 

Si no quiere que al abrir Word aparezca un documento nuevo en pantalla haga lo siguiente: 1º) Clic derecho en el Escritorio de Windows. 2º) Elija la opciónNuevo/Acceso directo en el menú contextual. 3º) En el cuadro de diálogo pulse el botón Examinar y siga la ruta de acceso del ejecutable de Word (Winword.exe) para que quede escrito en la caja Línea de coman- dos. En unainstalación típica esta ruta es "C:Archivos de programasMicrosoft OfficeOfficeWin- word.exe" (así, con comillas). En la misma caja, detrás de todo este path, tipee /n. 4º) Presione Si- guiente. 5º) Introduzca un nombre para el acceso directo y finalice. 


2 Extensión de archivos 

¿Le gustaría que en lugar de.doc sus documentos tengan otra extensión? La solución es guardar el archivo y la extensióndeseada entre comillas. Por ejemplo, genere un archivo y corra la instrucción Archivo/Guardar como. Luego, en la caja Nombre de archivo escriba "Prueba1.yo". Además, el archivo no tendrá el icono de un documento de Word. 

3 Todos juntos 

Una de las características de Office 2000 es que utiliza una ventana para cada documento abierto. ¿Cómo hacer para cerrarlas todas en una sola operación? Fácil: mantenga presionada la teclaMayúsculas (Shift) mientras con el mouse corre el comandoArchivo. En el menú descolgable aparece entonces la orden Cerrar todo en reemplazo de la habitual Cerrar. Haga unclic sobre ella y sólo quedará la ventana de Word sin documentos activos. 

Edición y formato

4 Palabras encadenadas 

En muchos textos resulta imposible mantener juntas dos palabras que necesariamente deben quedar unidas. Esto es característico al finalizar una línea, ya que Word automáticamente continúa en la siguiente. Por ejemplo, en nuestro texto deseamos que las fechas siempre queden en la misma línea sin verse afectadas por los citados saltos. Si debemos escribir 12 de abril y que estas tres palabras siempre queden encadenadas proceda a separar cada una de ellas con un espacio especialque se obtiene con el atajo de teclado Ctrl+Mayúsculas+Barra espa- ciadora. Si visualiza los caracteres no imprimibles en la pantalla, el texto debe quedar así: 12ºdeºa- bril. 

5 Columnas iguales 

En las páginas divididas en columnas es muy común que en la última el texto no alcance a completarla, quedando despareja respecto de las anteriores. 
Para distribuir el texto entre todas las columnas y, de paso, que éstas queden simétricas en su altura, ejecute los siguientes pasos: 1º) Ubique el cursor en el final de la última columna. 2º) Corra la instrucciónInsertar/Salto. 3º) En el cuadro de diálogo abierto marque la casilla de verificación Continuo del subtítulo Tipos de saltos de sección. Esto ajustará automáticamente el tamaño de todas las columnas de la página. 

6 Reemplazo rápido 

Autocorrección no sólo sirve para reemplazar palabras mal escritas. También es una buena solución para evitar el tipeo de palabras complicadas o extensas. Un ejemplo: suponga que tiene que escribir un estudio con la palabradesoxirr ibonucleico en muchas oportunidades. 
Esto es engorroso; más fácil es escribirdeso. Por lo tanto, ejecute el comandoHerra mientas/Autocorrección, asegúrese que esté marcada la casilla de verificación Reemplazar texto mientras escri- 
be y tipee en el cuadro Reemplazar la palabra deso y en la caja Con desoxirribonucleico. Pulse Agregar y finalice con Aceptar. 

7 Formas simétricas 

El ítemAutoform as de la barra de herramientasDibujo despliega un menú que contiene la opción Formas básicas. Esta permite trazar rectángulos, elipses, triángulos, trapecios, etcétera. Pero, ¿cómo hacer para dibujar fácilmente un cuadrado a partir del rectángulo o un círculo desde la elipse? Escoja una de estas formas, por ejemplo el rectángulo, con un clic. Antes de dibujar (el cursor tiene forma de cruz) presione y mantenga presionada la tecla Mayúsculas mientras realiza el trazo. Cualquiera que sea el tamaño, sólo dibujará cuadrados perfectos. 

8¿Qué formato tiene? 

Para saber rápidamente qué formato de fuente y párrafo tiene un fragmento de texto seleccionado pulse Mayúsculas + F1. Luego, pose el puntero con signo de pregunta sobre la selección y haga clic: se despliega un cuadro de diálogo con toda lainformación. Para desactivar esta función pulseEsc. 


9 Formato directo 

La mayoría de los usuarios cree que para aplicar un formato sobre una palabra primero hay que seleccionarla íntegramente. Esto no hace falta. Ubique el cursor en cualquier punto de una palabra y pulse un botón de formato o atajo: el diseño se aplica a toda la palabra automáticamente. Pruebe, por ejemplo, con negritas o itálicas. 


10 Botón Copiar formatos 

Para copiar un formato existente en un fragmento de texto sobre otro, el método más sencillo es utilizar el botón Copiar formato de la barraEstándar. Pero, una vez hecho el pegado, el comando se autodesactiva. Para bloquearlo haga doble clic en vez de un solo clic. Luego, deberá pulsarEsc para desactivarlo. 

11 Justificar la última línea 

¿Cómo justificar la última línea (que no ajusta como las demás) en un párrafo con alineación Justificada? La respuesta es simple: ubique el cursor delante del carácter no imprimible de fin de párrafo y pulse Mayúsculas + Enter. Automáticamente, la línea se justificará. 

12 Cien estilos 

Al pulsar el botón de lista del combo Estilo de la barra de herramientas Formato sólo se exhiben cuatro diseños, aunque Word tiene cien. Para visualizar todos mantenga apretada la tecla Mayúsculas mientras presiona el mencionado botón. 

13 Estilos con atajos 

Si utiliza constantemente distintos estilos en sus textos puede resultar conveniente asignarle un atajo de teclado a cada uno. Para incorporar estas combinaciones de teclas 
ejecute el comandoHerramientas/Person ali zar y apriete el botónTeclado. Se abre una ventana, en ella: 1º) seleccione el ítem Estilos en la listaCategorías. 2º) Elija el estilo al que se aplicará el atajo en Listado de estilos. 3º) Active la caja de texto Nueva tecla de método abreviado y ejecute el atajo que desea. Este se escribe automáticamente. 4º) Pulse el botónAsignar y cierre. 

14 Sin cambiar la plantilla 

La plantillaNor mal.dot almacena los formatos por defecto de los documentos nuevos de Word. Pero si desea cambiar el formato de la fuente por defecto de cada documento que genere no hace falta cambiar la plantilla. EjecuteFor mato/Fuente, haga las modificaciones que crea conveniente y presione el botónPredeter minar. Así, todo documento nuevo respetará este estilo. 


Herramientas útiles

15 Lista de comandos 

Existen muchos comandos de Word poco conocidos. Para obtener y conocer todas las instrucciones de que dispone estaaplicación realice los siguientes pasos: 1º) Corra el comando Herramientas/ Macro. 2º) En el menú abierto seleccione el ítemMacros. 3º) Haga un clic en el botón de lista del cuadro combinadoMacros y marque la opción Comandos de Word. 
De inmediato, obtendrá todas las instrucciones disponibles, incluso para ser ejecutadas. 


16 Símbolo del euro 

La nueva moneda de la Comunidad Europea, el euro, tiene un vistoso símbolo que es fácilmente aplicable en un documento de Word 2000 con la combinación de teclas Ctrl+Alt+E. Sin embargo, tenga en cuenta que este truco sólo funciona con las fuentesArial, Couriery Times New Roman. 


17 El Portapapeles de Office 

Office 2000 tiene un Portapapeles con capacidad para almacenar 12 cortes. Para traerlo con facilidad al primer plano de la pantalla mantenga presionadaCtrl y pulse C dos veces seguidas. 
Para copiar en él, seleccione el objeto por guardar (un segmento de texto, una imagen, etcétera) y pulse el botón Copiar del diálogoPortapapeles. 
Para pegar desde éste, coloque el cursor en la posición del documento donde debe incluirse el objeto y luego haga un clic en elcontenedor correspondiente. Si no recuerda cuál es, ubique el cursor arriba y se obtiene un fragmento del texto almacenado. 


18 Atajos de teclado 

Si le interesa saber qué atajo de teclado le corresponde a cada botón de una barra de herramientas, ejecute el comando Herramientas/ Personalizar/Opciones y marque la casi- 
lla Mostrar teclas de método abreviado en las sugerencias. Así, los conocidos cartelitos amarillos incluirán el atajo correspondiente al comando. 


19 Modo extendido 

Para marcar un bloque de texto puede utilizarse el modo extendido. Ubique el cursor en la posición desde la que quiere empezar a marcar el fragmento de texto. Luego, haga doble clic en el pequeño rectángulo con la expresión EXT ubicado en la barra de estado de Word (al pie de la ventana) o pulseF8 para habilitar el modo. Posteriormente basta hacer un clic en el punto en que desea terminar la selección 


20 Magia en F8 

La teclaF8 no sólo cumple la función especificada precedentemente. Con pulsaciones seguidas permite: 1º) activar el modo extendido. 2º) Seleccionar la primera palabra. 3º) Marcar hasta el primer punto seguido. 4º) Pintar el párrafo íntegro. 5º) Seleccionar todo el documento. Un truco más de esta tecla. Si es necesario marcar un bloque desde la posición del cursor hasta una determinada letra (incluida ésta), entonces pulse F8 seguido de esta letra y todo el bloque quedará seleccionado. 


Personalización 

21 Cambio de fondo. 

¿Puede cambiarse el color blanco del fondo de pantalla de Word por otro color? Sí, aunque en forma limitada a letras blancas sobre fondo azul (al estilo del viejoW ordStar). La opción es Herramientas/Opciones/ General y marcar la casilla de verificación Fondo azul, texto blanco. 

22 Menú Trabajo. 

Una opción casi sin documentar, pero que puede resultar de gran utilidad es incluir en cualquier barra de herramientas el menúTr abajo. ¿Para qué? Con objeto de tener a mano los 
archivos que utilizamos con mayor frecuencia y abrirlos directamente desde allí. 
Para agregar el menú Trabajo, por ejemplo a la barra Estándar, corra la instrucción Herramientas/Personalizar y seleccione la solapa Comandos. En la lista Categorías busque el ítem Menús integrados y haga un clic en él para que se desplieguen en el cuadro contiguo los elemen- tos que lo componen. Marque Trabajo y, sin soltar el botón del mouse, arrástrelo hasta la barraEs- tándar. Una vez en la barra, basta pulsar la opción Agregar a menú Trabajo (en el mismo menú) para in- corporar los documentos activos a este listado. Para eliminar una de estas entradas pulseCtrl+Alt+ - (guión) y hágale un clic con el cursor con forma de línea gruesa. Listas y tablas 


23 Formato de tabla propio. 

Para contar con un formato de tabla propio por defecto ejecute el comando Tabla/Insertar/ Tabla. Realice las modificaciones que crea conveniente en los parámetros del cuadro de diálogo (Número de filas, de columnas, ancho estándar de las columnas, etcétera) y marque la casilla de verificación Establecer como predeterminados para tablas nuevas. 


24 Cortes horizontales y verticales. 

Para dividir una tabla en forma horizontal ubique el cursor en el comienzo de la fila a partir de la cual quiere seccionar la tabla y pulse el atajo de tecladoCtrl + Mayúsculas + Enter. Este método también sirve para agregar un párrafo por encima de una tabla ubicada a la cabeza del documento. Para cortar una tabla en sentido vertical seleccione las columnas que quiere escindir y córtelas mediante Edición/Cortar o Ctrl + X. Luego, péguelas donde considere conveniente conCtrl + V o Edición/Pegar. 

25 Ordenar columnas. 

Al organizar una tabla, todas las columnas se ordenan en forma solidaria cumpliendo la condición lógica impuesta. Pero a veces sólo es necesario ordenar una sola columna y no todas. Si éste es el caso, marque la columna en cuestión y corra el comando Tabla/ Ordenar. En el diálogo abierto pulse el botón Opciones y allí marque la casilla de verificación Ordenar sólo columnas. Así, sólo se modificará la columna seleccionada